Informationen zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Allgemeine Hinweise
Die vorliegende Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie uns diese zum Zweck der Mitgliedschaft in der Einkaufs- und Versorgungsgenossenschaft Ottfingen eG (EVG Ottfingen eG) zur Verfügung stellen.
Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können, wie beispielweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse.

1.    Wer ist für die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verantwortlich und an wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Einkaufs- und Versorgungsgenossenschaft Ottfingen eG
Weinstraße 6
57482 Wenden

Verantwortliche Stelle ist die juristische Person (EVG Ottfingen eG), die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Vertreten wird die juristische Person in diesem Fall durch den Mitgliederbeauftragten:

Stefan Klör
Am Löhkopf 23
57482 Wenden-Ottfingen
stefan.kloer@evg.ottfingen.info

2.    Welche Arten von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
(Zulässigkeit und Zweckbestimmung der Datenverarbeitung)

Ja nach bestehender Kunden-/ Vertragsbeziehung verarbeiten wir folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer),
  • Geburtsdaten (Datum, Ort)
  • Bankverbindung

Soweit es die zwingend in die Mitgliederliste aufzunehmenden Daten betrifft, wie

  • Familienname,
  • Vorname,
  • Anschrift

ist die Verarbeitung dieser Daten zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich und damit zulässig (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. (b) DSGVO). Ferner sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, diese Daten zu verarbeiten (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO). Ohne die Verarbeitung dieser Daten könnten wir das Mitgliedschaftsverhältnis nicht durchführen und wären nicht in der Lage, die Mitgliederliste ordnungsgemäß zu führen und würden dadurch einen Gesetzesverstoß begehen (vgl. § 30 GenG).

Weitere personenbezogene Daten, wie

  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse

werden ausschließlich zum Zwecke der vereinsinternen Kommunikation erhoben. Die Angaben sind freiwillig.

Soweit wir andere vom Gesetz geforderte Daten erheben, wie

  • Geburtsdatum
  • Geburtsort

erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung und ist damit zulässig (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit © DSGVO), andernfalls könnten wir einer gesetzlichen Verpflichtung (vgl. Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern nach Paragraf 45 D EStG) nicht nachkommen und würden einen Gesetzesverstoß begehen.
Ihre Daten zur Bankverbindung werden ausschließlich an unsere Hausbank(en) weitergeleitet.
Innerhalb der Einkaufs- und Versorgungsgenossenschaft Ottfingen eG erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.

3.    Erfolgt eine Offenlegung meiner personenbezogenen Daten gegenüber anderen Empfängern?

Informationen über unsere Mitglieder dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder das Mitglied eingewilligt hat. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. Finanzbehörden, oder Strafverfolgungsbehörden bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sein. Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der oben genannten Rechtsgrundlagen an Dritte weitergegeben.

Nach § 54 GenG muss jede Genossenschaft einem Prüfungsverband angehören und unterliegt der Pflichtprüfung nach § 53 GenG durch diesen Verband. Es ist nicht auszuschließen, dass im Rahmen der Prüfung die Prüfer auch Einsicht in die personenbezogenen Daten der Mitglieder nehmen. Die Prüfer sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (vgl. § 62 GenG).

Nach § 9 GenG verfügt unsere Genossenschaft über einen Aufsichtsrat, dessen Aufgabe es nach § 38 Abs. 1 GenG ist, den Vorstand bei dessen Geschäftsführung zu überwachen. Der Aufsichtsrat kann zu diesem Zweck vom Vorstand jederzeit Auskünfte über alle Angelegenheiten der Genossenschaft verlangen und die Bücher und Schriften der Genossenschaft einsehen und prüfen. Es ist nicht auszuschließen, dass der Aufsichtsrat im Rahmen der Ausübung seiner Überwachungsaufgaben auch Einsicht in die personenbezogenen Daten der Mitglieder nimmt. Auch der Aufsichtsrat ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.

4.    Für welche Dauer werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, werden uns so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses oder die Erfüllung der damit verbundenen Pflichten oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

5.    Warum sollte ich eine Einwilligung zur Anfertigung und Verwendung von Personalabbildungen sowie Film- und Tonaufnahmen erteilen?
Ihre Einwilligung zur Anfertigung von Lichtbildern oder Film- und Tonaufnahmen im Zusammenhang mit allen Aktivitäten in der Genossenschaft durch Genossenschaftsmitglieder und Dritte  dient ausschließlich dazu, über nicht öffentliche Veranstaltungen der Genossenschaft (z.B. Generalversammlung) auf der von der Genossenschaft genutzten Internetseite sowie anderen Medien berichten zu können.
Diese Einwilligung kann jederzeit beim Vorstand ohne Begründung widerrufen werden.

6.    Welche Rechte habe ich in Bezug auf die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten?

Sie haben uns gegenüber insbesondere folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Daten:

  • Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
  •  Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
  • •Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO
  • Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Insofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grund von berechtigten Interessen erhoben wurden (Art. 6 Abs. 1 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern diese für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses nicht zwingend erforderlich sind. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der erteilten Einwilligung bleibt bis zum Widerruf unberührt. Ein Widerruf kann nur in die Zukunft erfolgen. Ein Widerruf kann sich auch auf einzelne Teile der Einwilligung beschränken. Im Umfang des Widerrufs ist der Verein verpflichtet, die Daten, Lichtbilder oder Tonaufnahmen zu entfernen und/oder zu vernichten. Dabei hat der Vorstand die jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen im Hinblick auf die Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die Vernichtung schließt bereits veröffentlichte Daten aus.

Um von ihrem Recht Gebrauch zu machen, genügt eine E-Mail an mitglied@evg.ottfingen.info.

Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

Straße: Kavalleriestr. 2-4
PLZ Ort: 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Telefax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: www.ldi.nrw.de

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung!